首 頁 索引的編制
一、索引的要素
索引有三要素，即標目項、說明項和出處項。
（一）標目項
即索引中最重要的成分——主題詞，亦稱標題詞、標引詞、索引詞、索引條頭等。一般包括兩大方面的主題：一是年鑒的類目、分目、條目標題中的主題詞，即目錄中的主題詞，在索引中應該用醒目的字體（如黑體）；二是隱含在釋文中的主題詞，從釋文中把有索引價值的主題詞挑選出來作索引條頭。所謂索引價值，是指該主題詞要有知識內(nèi)涵，或有資料價值，或有信息作用。地方綜合年鑒的標目項由詞、詞組、句子和各類名稱構成。詞如“水文”“地理”等；詞組如“自然災害”“園區(qū)建設”“招商引資”“物價管理”等；句子如“縣區(qū)綜介年鑒實現(xiàn)全覆蓋”“省部合作共建中國科技大學協(xié)議簽署”等；名稱包括人名、地名、組織機構名、活動名、圖表名、書報刊名、作品名等。
（二）說明項
即索引中說明標目項的成分，又稱注釋項。它是索引標引深度的一個主要指標。說明項有兩種情況：一是標目項含義不夠清晰或可能產(chǎn)生歧義的，用說明項說明或框住它，使之含義清晰，不產(chǎn)生歧義。例如《鎮(zhèn)江年鑒（2013）》索引中的“城市建設（句容）”“生態(tài)市創(chuàng)建（丹陽）”“城鄉(xiāng)建設（丹徒）”“茅山紅色夏令營（第二屆）”“地名普查（全國，第二次）”等。二是增加標目項的知識含量，即增加主題索引的信息量和價值。例如《鎮(zhèn)江年鑒（2013）》索引中的“李鴛（江蘇省新聞出版行業(yè)領導人才）”“光大環(huán)保（國家資源綜合利用企業(yè)）”“鎮(zhèn)江港口岸（首批世界衛(wèi)生組織核心能力達標口岸）”等。《蘇州年鑒》《西安年鑒》把說明項作為主標目項的附見，低1～2格編排，也非常清晰。
如《蘇州年鑒（2014）》索引：
標準化管理
國際標準化管理
農(nóng)業(yè)標準化管理
…………
《西安年鑒（2014）》索引：
教育
新城區(qū)
碑林區(qū)
蓮湖區(qū)
雁塔區(qū)
…………
地方綜合年鑒中，普遍存在缺少說明項的現(xiàn)象。其實，只要跳出木地區(qū)，站在讀者角度去思考，增加索引說明項并不復雜。
（三）出處項
由頁碼和分區(qū)組成，它既是讀者快速查閱的工具，又是索引標引深度的一個指標。
關于頁碼。地方綜合年鑒索引標引出處項包括主出處項和副出處項兩種。主出處項為類目、分目或條目名稱，一般用黑體，排在第一位置，頁碼或標所在頁位置（如120a），或標該標目項所占的區(qū)間（如50a～52b）。其他出處項為副出處項，用宋體，有的含1個出處，有的含多個出處（如128a、156b、208c等）。
關于分區(qū)。明確分區(qū)，便于讀者快速檢索。每一頁的分區(qū)要適中，太少、太多都不利于讀者快速檢索。年鑒版面安排分通欄（即不分欄）、雙欄和三欄，每欄又可分為上、中、下三個部位。通欄排的可分一、二、三區(qū)或上、中、下區(qū)，雙欄排的可分兩區(qū)（a、b）、四區(qū)（a上、a下、b上、b下）、六區(qū)（a上、a中、a下、b上、b中、b下），三欄排的可分為三區(qū)（a、b、c）、六區(qū)（a上、a下、b上、b下、c上、c下）、九區(qū)（a上、a中、a下、b上、b中、b下、c上、c中、c下）。根據(jù)內(nèi)容分類的實際情況和讀者的查檢習慣，雙欄排的地方綜合年鑒以四區(qū)或六區(qū)為好，三欄排的以六區(qū)或九區(qū)為宜。
一般來說，出處項愈多，揭示的地方綜合年鑒釋文內(nèi)容含量愈豐富，提供的有效信息愈多，則地方綜合年鑒內(nèi)容質(zhì)量愈好，其索引標引的深度也愈深。
二、索引編制程序
（一）框定標引范圍
標引范圍，即索引的可標引材料源。哪些內(nèi)容適合做索引，應該根據(jù)讀者的需求進行篩選，做到實用最大化。通常標引范國就是地方綜合年鑒正文，涵蓋主體資料.特載（特輯、專記）、大事記、附錄等內(nèi)容，包括文字、圖片、表格等資料形式，但不包括彩圖插頁、編輯說明、編纂人員組成、版權頁等。如果彩圖插頁資料性很強，且內(nèi)容數(shù)量較多、確有資料價值，可制作索引。
有的地方綜合年鑒把不納入索引范圍的類目放在說明中列出。如《西安年鑒（2014）》索引說明第四條例出，特載、大事記、統(tǒng)計資料、法規(guī)文件、文摘內(nèi)容不作索引。《紹興縣年鑒（2013）》索引說明，紹興人在外地、新紹興人、外地媒體話紹興、縣人著述、鑒湖新風和彩色插頁不作索引。
（二）確定標引深度
標引深度越深，對文獻（或文獻集合）的揭示就越全面，提供的檢索途徑就越多。就地方綜合年鑒索引編制現(xiàn)狀而言，最大的問題是索引標引深度太淺。標引深度不僅取決于索引項的類型和數(shù)量多少，而且還取決于標引的索引單元的大小，標引的索引單元越小，標引深度就越大。標引深度越大，標引詞數(shù)量越多，專指性就越強，文獻各主題反映得就越全面。但是，如果標引深度過大，會使提煉的主題概念過多，容易標引出標引詞內(nèi)涵較淺、資料價值不大的主題，造成誤檢，會降低檢準率，也會造成人力、物力和時間的浪費。標引深度過小，會漏掉一些有價值的主題概念，降低檢全率。適度標引是所標引的關鍵詞數(shù)量與文獻的實際主題概念的數(shù)量就基本一致，從而可獲得相對高的檢全率和檢準率。一般來說，標引詞的數(shù)量應是條目數(shù)量的1.5～2倍。
除了確定全書的標引深度，還應針對不同的內(nèi)容類型，分區(qū)域確定索引深度。地方綜合年鑒的內(nèi)容，通常分為一次文獻資料（特載、特輯、附錄等）、本層級年度主體資料、下一層級年度資料等幾個部分。本層級年度主體資料涵蓋內(nèi)容最為廣泛，信息量最大，也是讀者最為關注的部分，可適當增加索引比例。下一層級年度資料部分通常采用統(tǒng)一的行文格式，索引深度不宜過大。以《安徽年鑒》為例，全書類目“市縣區(qū)”共涉及16個省轄市、105個縣區(qū)，每個市、縣、區(qū)中都含有“農(nóng)業(yè)”這個關鍵詞，如果全部列出，則大大降低此標目項的準確度，也沖淡了讀者了解安徽農(nóng)業(yè)情況的專指件。讀者想了解某地區(qū)農(nóng)業(yè)情況，會從該地區(qū)標目項入口進入。一次文獻資料在地方綜合年鑒中基本上是“原汁原味”，標引對象少，索引比例最低，因此，一般不列入索引范圍。
（三）規(guī)范索引標目項
索引標目項揭示、標引或表達地方綜合年鑒中的可索引內(nèi)容，決定索引的內(nèi)容、性質(zhì)、質(zhì)量。在專名索引中，索引標目項直接使用所選取的專名本身即可，無須進行進一步加工，如地名、人名、組織機構名稱、活動名稱、會議名稱、項目和成果名稱、產(chǎn)品（作品）名稱、文獻法規(guī)名稱等。
在主題索引中，標目項的選擇要復雜一些，編者要對標引單元中的內(nèi)容進行篩選、提煉和概括，最終形成索引標目項。索引標引詞既可以是地方綜合年鑒原文，如類目、分目名稱；也可以根據(jù)標引單元中某段或某幾段文字進行概括。但不論哪種形式的標目項，都要有知識內(nèi)涵，或資料價值，或信息作用。只用于構成資料組成部分的結構性詞語(如創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新、農(nóng)村等)，不適宜作為標引詞，否則會導致索引規(guī)模的過度膨脹。
標目項用詞是否準確、規(guī)范，標目項是否蓋全率髙，直接關系到讀者能否快速找到有用的內(nèi)容。
1.規(guī)范標目項表述
標目項表述要準確。標目項內(nèi)容的準確包括表述正確和內(nèi)容專指。例如“中國民主同盟某某某委員會”可制成索引標目項“民盟”“民盟某某某委員會”，但不可制成“某某某民盟”。
標目項表述要完整。標目項用詞應能簡則簡，但要做到簡而不殘、簡無異義，要保持表達意義的完整性。如《安徽年鑒》中渦陽縣條目“老子故里”內(nèi)容主要記述老子故里的變化情況。“老子故里”是一個完整含義，不能選擇“老子”作為標目項。
標目項表述要統(tǒng)一。同一概念或特征的索引標目項，前后應該用同一個詞語，同時盡量為該詞的同義詞或替換詞編制參見、參照。例如，標引詞“環(huán)保”與“環(huán)境保護”是同一個概念，前者是后者的縮略形式，在標目項上二者應該統(tǒng)一。再如“省重點文物保護單位”與“省級重點文物保護單位”同義，可統(tǒng)一表述為“省級重點文物保護單位”。
標目項首字應是中心詞首字。如果索引對象是句子，要進行提煉和剝離。如“連續(xù)三年獲全省雙擁模范城稱號”可提煉為“雙擁模范城”。再如“開展掃黃打非行動”，可剝離為“掃黃打非”。
2.增加檢索入口
在編制索引時應充分考慮到讀者使用的方便，將同一個主題刻意地進行分述，以達到擴大檢索入口、提高檢索質(zhì)量的目的。例如“食品藥品監(jiān)督管理”可制成“食品監(jiān)督管理”和“藥品監(jiān)督管理”2個標目項，如果只設“食品藥品監(jiān)督管理”一個標目項，則“藥品”這一主題的檢索難度加大。
3.符合檢索習慣
在標目項為句子時，有的中心詞并不在前面，若按照首字序排列，則中心詞不能被順利地檢索到。例如“第六屆金雞百花藝術節(jié)”，其中心詞是“金雞百花藝術節(jié)”，而首字為“第”，中心詞難以被檢索，應調(diào)整為“金雞百花藝術節(jié)（第六屆）”，以“金”字為首字。
4.減少死條數(shù)量
“死條”是對檢索率低、檢索價值小的標目項的俗稱，多為反應內(nèi)視性資料的詞條，例如“隊伍建設”，具內(nèi)容多為各個單位如何進行自身建設、提高員工工作能力的內(nèi)容，除了本部門的人感興趣，大多數(shù)讀者都不會去檢索，不應收入索引作為標目項。再如，某開發(fā)區(qū)年鑒中設檔案管理條目，而檔案管理并不是其主要工作，檢索意義不大，可以不列為標目項。“死條”產(chǎn)生的原因，既有編制索引過程中對標目項篩選不嚴、對主題概括不精確等內(nèi)在原因，也有條目本身存在的問題。
（四）電腦排序，人工校正
對索引標目項的排序可以通過常用的辦公軟件來實現(xiàn)，例如Microsoft Office的Word、Excel，以及WPS系列等。計算機排序方便、快捷，但計算機自動排序往往難以完全符合排序的要求，有時需要人工對排序結果進行校正。以Word為例，Word無法識別多音字，“重要”與“重慶”“行業(yè)”與“行頭”，都默認排在一起，需要人工一一檢查。漢字標目項中帶有符號（多為引號和書名號）、英文字母、阿拉伯數(shù)字時，符號、字母、阿拉們數(shù)字的默認排序優(yōu)于漢字，應采用先剔除引號和書名號，按漢字本身排序，最后用手工添加的方式把引號和書名號歸位。英文字母、阿拉伯數(shù)字按其檢索方式置于其所在部類。另外需要注意的是，Word會“錯認”一些字，特別是地名和人名。例如渦陽的“渦”讀guō，錯認為wō；“查”作為姓氏讀zhā，錯認為chá；“仇”作為姓氏讀qiú，錯認為chóu；“尉遲”是復姓，讀yùchí，錯認為weìchí，等等。這就需要在計算機按拼音排序的情況下進行手工整理。
（五）版式
版式包括字體的規(guī)格、版面的大小、欄標題的位置，以及占行、縮進、行距、欄寬、欄數(shù)等形式。這些都應與其他部類尤其是目錄相一致，使全書體例、風格統(tǒng)一。
標目項的排列形式取決于被標引文獻（或文獻集合）的規(guī)模、復雜性和可獲取性。簡式索引按照標目項順序（音序或筆序）上下排列。在復式索引中，可按照副標目項排列的方式，將索引標目項分行排列。每個標目項、副標目項、次副標目項等均應另起一行，副標目項、次副標目項等應該漸次縮排。
示例：文學
特點l20a
理論研究120a
評論120b
成果120b
活動120c
三、索引編排方法
索引編排有多種方法。主要有音序法（漢拼、韻目、注音）、形序法（部首、筆畫、四角號碼）、意序法（類序法）、主題法（主題索引）等。地方綜合年鑒的索引多數(shù)采用內(nèi)容分析方法提煉主題，以漢語拼音排序和筆畫排序為主要編排形式。
（一）拼音排序法
漢語拼音排序首先比較標目項首字的音節(jié)，按漢語拼音字母表的順序進行排序。如果音節(jié)相同，按陰平、陽平、上聲、去聲、輕聲的音調(diào)次序排列。如果音節(jié)和音調(diào)相同，按首字的總筆畫數(shù)從少到多排列。如果筆畫數(shù)相同，比較該字的起筆至末筆各筆筆形，依“橫、豎、撇、點、折”順序排列。若起筆至末筆各筆筆形仍相同，則按該字在漢字編碼字符集中的編碼值從小到大排列。首字相同，則比較第二字，方法同前，依次類推。拼音排序法實際上包含了筆畫排序法。
（二）筆畫排序法
此法首先比較標目項首字的筆畫數(shù)，從少到多排列。若首字筆畫數(shù)相同，比較首字起筆至末筆各筆筆形，按“橫、豎、撇、點、折”順序排列。如果首字的上述筆形仍相同，則按首字在漢字編碼字符集中的編碼值從小到大排列［見《文字條目通用排序規(guī)則》（GB/T13418—1992）］。首字相同，則比較第二字，方法同前，依次類推。
四、索引編制常見問題
（一）標目項目錄化
一些索引編制者為圖簡便，或是沒有領會制作索引的要義，簡單地將目錄進行排序就制成索引。地方綜合年鑒以條目為單位，條目的標題固然可以涵蓋整個條目的內(nèi)容，但如果只取標題作為索引標目項，會造成索引入口窄、蓋全率低、標引深度淺的問題。條目釋文中有知識內(nèi)涵、資料價值和信息作用的主題詞能標則標。如果能標而未標，就是漏標。把沒有實際內(nèi)容的詞作為標引詞，則為錯標。另外，條目標題往往為詞組、短句，如果直接作為標目項，表述難以規(guī)范。例如某索引標目項“工業(yè)經(jīng)濟效益大幅度提升”就是典型的目錄式標目項，可提煉為“工業(yè)經(jīng)濟效益”。
（二）標目項寬泛化
標目項專指性不強的詞或詞組叫泛標。寬泛化的標目項所選用的標引詞大于文獻主題概念，使得反查時難以找到所需內(nèi)容，増大檢索成本。如地方綜合年鑒中的“綜述”“隊伍建設”“培訓”等。以標引詞“管理”為例，全書牽涉“管理”的部分太多，有經(jīng)濟管理、工商管理、價格管理、軍事管理等等，讀者僅查沒有說明項的標目項“管理”，無法找到所需內(nèi)容。
（三）出處項錯位
索引是“按圖索驥”，如果出處項不清、不明甚至錯位，則按圖卻索不到驥，失去了索引最基本的功能。出處項由頁碼＋分區(qū)組成。無論是標錯區(qū)域還是標錯頁碼，都構成出處項錯位。出處項錯位的原因主要有：一是索引制作者的手誤，如錯將“19a”編寫成“10a”，或編寫成“19b”等。二是索引制作完成后，正文有一些改動，索引詞所在正文位置發(fā)生變化，而在索引中又未及時更改，就會產(chǎn)生出處項錯位。如遇這種情況，索引編制者一定要仔細將制作索引的版本與最終定稿版本進行核對，找出動版的貞碼，并仔細核對此頁碼前后頁上的索引標目項，對出處項進行改動。
（四）標引數(shù)量較少
即前文所述的標引深度不夠，索引比低。右的年鑒索引詞少于條目數(shù)，排出來僅有三五頁紙，給讀者使用帶來不便。
（五）標目層級單一
地方綜合年鑒索引多為簡式索引，制作上較為簡便，在使用上不如復式索引便捷。復式索引不僅方便讀者系統(tǒng)閱讀，而且便于相關互動，更可深層次地揭示條目間隱含的邏輯關系，使內(nèi)容系統(tǒng)地展示出來。
（六）參照系統(tǒng)缺乏
索引的參照系統(tǒng)一般包括為同義標目項和相關標目項編制的參照，用“見”或“參見”表示。如《安徽年鑒（2013）》A標目項“安徽省科學技術獎”參見K標目項“科學技術獎”。建立參照系統(tǒng)的目的在于增加相關標目項之間的關聯(lián)度，避免同義標目項間信息分散或產(chǎn)生歧義。設置參照系統(tǒng)可確保標引的一致性，便于標引和讀者使用索引，壓縮、減少索引的篇幅。地方綜合年鑒索引普遍缺乏參照系統(tǒng)，主要是增設參照系統(tǒng)對索引編制人員要求較高，且耗費人力、物力，故經(jīng)常為人們所忽略。
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