首 頁 續志工作信息化芻議
隨著第一輪社會主義新方志編修任務的基本完成，續修工作提上日程。續修是地方志工作和事業的繼續，方志工作者要在前志的基礎上重點記好改革開放以來的社會歷史進程和發展軌跡。在現代社會里，新生事物不斷出現，社會對信息的需求愈加迫切，給續修提出了新的要求。隨著知識經濟的到來，志書編纂周期過長、時效性差、橫排豎寫的刻板形式很難適應劇烈變化的社會，地方志工作不進行改革就沒有出路。修志工作者要從地方志生存的角度來考慮如何開展續修工作。我認為，面向新的世紀，實現續志工作信息化，是方志工作的必由之路。
一、時代的要求
隨著社會的高速發展和人類文明的進步，修志工作如今面臨著重大的機遇和挑戰，必須超越志書傳統的歷史記載功能，擴展其在信息化社會背景下的實用功能，充分挖掘、發揮和展示其內在的信息資源價值。同時，傳統的志書編修手段和過長的修志過程也受到了信息社會中信息高速度更新和增長，以及政府和社會各界對系統全面權威的地方信息需求時效的嚴重沖擊。
當前，上海市已經確定了2l世紀前十年信息化建設三個階段的目標，即到2005年實現《上海市“十五”國民經濟和社會信息化重點專項規則》提出的發展目標，達到發達國家中心城市信息化的平均水平；到2007年初步形成“數字化城市”的格局，即信息基礎設施利用率達到國際先進水平，各類公共信息資源實現優化融合，信息技術在經濟社會生活的各方面普及應用，電子政務成為政府運作的主要方式，電子商務成為重要的商務形態，信息消費成為拉動內需的重要動力，信息產業以及信息化帶動產生的經濟和社會效益大幅度提高；到2010年，上海基本實現城市信息化。以上三個階段的目標是上海在2010年基本建成經濟、金融、貿易和航運中心的重要支撐，是上海實現國際化、現代化的重要體現。
2001年12月20日 ，全國地方志第三次工作會議提出，要開發利用方志資源，大力推進地方志工作的數字化、網絡化建設。會議認為，新方志應成為當代社會的公利之物，而不應成為少數人的鑒賞之物。編修地方志的目的是要記述歷史、傳承文明，更要為當前經濟建設、社會發展作出貢獻。因此，各地要根據當地、當前的現實需要，通過多種渠道，采用多種形式，將修志成果推向社會，使之充分發揮作用，更好地為改革開放和社會主義現代化建設服務。開發利用方志資源，除了要采用傳統方法外，更需要積極采用現代科技手段。要大力推進地方志工作的數字化、網絡化建設，做到資源共享。已建立數據庫、加入互聯網的單位要不斷提高科技水平和實際操作能力，發揮其積極作用。尚未建立的單位要創造條件，盡快把數據庫、網絡化建設提上日程。中國地方志指導小組擬在5年之內，基本建立全國地方志系統的互聯網。
上海市人民政府辦公廳在《關于進一步做好上海地方志編纂工作的通知》中，要求上海市地方志辦公室“充分利用現代化手段”，“組建市情資料庫，參與東方網站的建設，以更好地為社會服務”。
黨中央和地方領導為地方志事業的發展指出了明確方向，提出了更新、更高的要求。通過學習和領會黨中央和上海市領導的指示精神，上海市地方志辦公室黨組認為，上海的續志工作必須走信息化道路，建立一座多功能、現代化的市情信息庫，發揮其特有的功能。依托先進的設施和技術，挖掘歷史，開發資源，活化資料，成為現實服務的有效途徑。這也是保持上海修志工作活力、拓展方志工作的外延和空間的重要一環。
二、續志工作信息化基礎條件初步具備
2003年中國數字生活推廣年組委會發布的《2002年中國數字生活狀況白皮書》顯示，2002年中國擁有6000萬網民，2.1億手機用戶，4000萬網絡游戲用戶，9000萬有線電視用戶，660萬寬帶用戶，50萬數字電視家庭，網上股民超過40萬人，遠程學習者80萬人，2000萬臺學習機，1000萬臺家用電腦，8500萬部影碟機，4.69億張銀行卡，年購買180萬部數碼相機、30萬臺MP3。由中國國家圖書館發起并控股的中國數字圖書館有限責任公司，2000年2月經國家工商總局正式批準設立， 2000年4月18日 掛牌運營。
上海網絡基礎設施逐步完善，建設集約化信息管線累計1010溝公里，接入大樓300棟；互聯網國際出口帶寬達7695兆；固定電話用戶數733萬戶，主線普及率達45％；移動電話用戶數達1097萬戶，普及率為67.6％；家庭電腦普及率與互聯網用戶普及率分別為60.4％和32％，有線電視用戶和家庭寬帶接入用戶數分別為367萬戶和92.49萬戶。上海數字圖書館也已投入運轉。
三、續志工作信息化的關鍵
首先，領導重視是關鍵。首屆修志工作中形成了一個“黨委領導，政府主持，地方志機構修志”的格局，這個格局中，領導重視了地方志工作就進展順利。續志工作也是如此。修志工作的組織者和領導者要有與時俱進的思想，要有超前意識，要真正提高對地方志工作的認識，實現由落后的修志觀念向現代修志思想的轉變。要認識到，續志工作如果重復首屆修志的工作思路、采取同樣的工作方法、仍抱著修志即是寫一本志書的觀念，續志工作將是無生命力的，沒有前途的，唯有走信息化的道路，才能使續志工作變得生機勃勃、豐富多彩，才能使方志工作永葆青春，跟上時代的步伐，吸引更多的人投入到方志天地中來，使更多的人了解方志工作，讀志，用志。才能做到有效地開發和利用龐大的地方志資源，能夠更好地服務于政府、服務于社會，挖掘和創造出前所未有的社會效益和經濟效益。
其次，足夠的資金投入是必不可少的。因為，續志信息化就是要實現工作載體由傳統的以筆記文本為載體向現代化信息網絡技術為載體的轉變，力爭實現地方志工作辦公無紙化、修志網絡化、志鑒數字化、出版規范化、發行社會化、用志信息化。這不是嘴上說說即可實現的。局域網的鋪設、服務器、電腦、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀、軟件、光盤的制作、人員的培訓需要大量的資金。沒有資金，一切都是空談。有了足夠的資金，才是續志工作信息化得以實現的基礎。
再次，人才的培養是極其重要的。當前，與上屆編修志書相比，修志隊伍的年齡已相對較輕，知識化程度也更高，其中，大部分修志人員已能初步運用電腦寫稿。但是，按照續志工作信息化的要求來說，還有很大差距。為此，修志工作者要緊跟科技發展步伐，努力學習，熟練掌握不斷更新的信息技術，為修志工作服務。
四、續志工作信息化的步驟
在信息社會中信息資源的特點主要體現在其開放性、共享性、時效性、易傳播性和可重組性等方面，那么在信息社會中續志信息化的建設可以看成是對傳統修志工作的延伸和升華，是地方志資源廣泛有效傳播和全面利用的必要過程。續志信息化建設包括了以下幾個方面：
1、數字化
數字化的續志信息是地方志信息資源建設和共享利用的基礎，要使地方志資源進入計算機，進入國際互聯網，首先要做的就是將其紙型的資料轉化為計算機可以識別并進行處理的數字化形式，這就需要我們在平時搜集資料、撰寫志稿等，都必須使用電腦、數碼照相機、數碼攝像機、硬盤(或U盤)等數字化工具，修改和校對都在電腦中完成。志稿完成后，不再是往印刷廠一送，印成紙質的書籍，而是送往專門的電腦制作公司，刻錄成包含有文字和數碼照片的光盤，然后向社會發行。
2、網絡化
修志工作網絡化的概念不僅僅局限于必須通過互聯網來輔助修志工作，如上網查詢資料，更重要的是在一個志辦內部實現網絡化，即需要建立一個內部修志網絡平臺和志書編修管理信息系統，這個系統可以容納所有的地方志的標準化內核，可以自動篩選和分類標引修志素材、自動抽取主題詞和關鍵詞、可以進行動態審稿、可以管理內部資源并設定內部資源的使用權限、可以實現網絡信息的快速傳遞如內部電子郵件等等。以此為起點，再進一步接入互聯網，實現中國地方志指導小組和各省市地方志辦公室之間、各省市地方志辦公室之間等互聯。這樣就可以方便的實現高效率，大大提高修志的進度。
3、信息服務
續志工作信息化的目的，最終是要將方志所包涵的信息傳遞給社會，為整個社會提供信息服務。可以預想，其服務對象是全方位的。隨著經驗的不斷豐富和積累，可以對信息進行深度歸類和加工處理，形成一系列實用化的專題信息庫，可以根據用戶需求特別定制專題信息，甚至可以為用戶出具專題調研報告、提供決策支持依據等待，從而促進地方志信息資源建設向產業化的方向發展。建設信息庫以及網絡平臺，是充分挖掘地方志信息內在價值和擴展地方志信息應用領域的有效手段，它一舉解決了信息使用和傳播的問題。目前中國地方志指導小組、黑龍江省地方志辦公室、吉林省地方志辦公室、山東省地方志辦公室、安徽省地方志辦公室、福建省地方志辦公室等已相繼建立起了省情資料庫，聯通互聯網，為社會提供特色服務，并已取得很好的社會效益，提高了各志辦在社會的知名度，提升了方志工作在人們心中的地位。上海市地方志辦公室建立的“上海通”網站已在2004年5月開通，目前，已有上海新編22部區縣志、81部專業志和7部《上海年鑒》，總計1.3億字數的內容上網，供檢索和引用。相信其在吸收前人和相關單位經驗的基礎上，必將取得令人矚目的成績。
五、需要注意的問題
續志工作信息化不是一蹴而就的，需要持之以恒的努力。首先要克服將續志工作信息化看作是一項“面子工程”，只是為方志工作涂上一層現代化的金粉，要避免在資金投入上存在著重硬輕軟、重技術輕信息、重概念輕應用的問題。而是要扎扎實實，搞好總體規劃設計，組織工程實施。要重視隊伍建設與人才培養，續志工作信息化是一項系統工程，在這個工程中人是第一位的。只有通過隊伍建設與人才培養，充分調動各級修志辦公室、各位修志人員的積極性，才能有效地達到續志工作信息化的目標。要貴在堅持，不斷投入資金，不斷更新設備，不慚充實資料，要充分聽取各領域不同人士的意見，使續志工作不斷貼近社會，信息服務更有針對性，續志工作才能跟上時代步伐，與時俱進。
摘自《內蒙古史志》2004年第4期
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