首 頁 淺談資料在方志工作中的作用
方志是系統記載各地自然、經濟、政治、文化、科學、技術、社會、歷史狀況的重要文獻典籍。方志以其所載信息量大，堪補史書之闕，具有存史資治、利國益民的功能。它源遠流長，亙貫古今，延續不衰，卷帙浩繁，歷來被視為中華民族文化寶庫中的瑰寶。中國地方志以起源早、持續久、類型全、數量多而享譽于世界。中國在2000多年前在儒家經典著作《論語》中就開始對文獻有所認定。據今人的考訂,認為地方文獻最早受到重視的是1941年圖書館界前輩杜定友先生在韶關任廣東圖書館館長時，他規定地方文獻應包括史料、人物、出版三方面（雖然這一說法不太準確）。據《中國地方志聯合目錄》的統計,僅保存至今的宋至民國時期的方志就有8264種,11萬余卷,占中國古籍的十分之一左右,而實際數字尚不止于。據統計截至2000年11月,已出版面世的新編三級志書,有4000余部。
過去資料管理的科學性、重要性往往容易被人們忽視。資料工作的滯后嚴重地影響了方志工作的進程和志書質量，大大降低了資料的利用率，使資料的功能不能更好地發揮作用，由此地方志資源不能被社會充分利用。隨著數字化、網絡化時代的迅猛發展和地方志事業的不斷進步，傳統的思維方式和運作模式已無法適應今天的工作環境，在總結資料管理工作的經驗與不足的同時，如何提高資料管理水平，充分發揮其功能，更好地服務于方志工作，值得我們認真研究和探討。
一、 資料管理對方志工作的重要性
在各地區修志機構剛剛建立時，由于受到人員、經費、基礎設施等因素影響，從很大程度上制約了資料工作的開展，資料的管理功能沒有得到充分發揮，因此，對修志工作的幫助和促進是非常有限的。僅從資料管理工作來看：第一、其時間跨度大、對資料的挖掘、整理力度不夠，造成一些歷史資料的斷檔和空白；第二、資料的精確度把握不夠。有些資料在文字表述上不夠精練，冗余度高。對事物的記載不夠全面，只重現狀，缺乏歷史資料的記載，有的甚至造成一些資料性失誤，大大降低了志書的資料價值；第三、個別志書在圖片資料的選用上把關不嚴，照片的主題不夠鮮明、內容也很平庸，有失志書的莊重和嚴謹。近年來，全國各省、自治區、直轄市和部分縣、區修志機構先后編輯出版了各類《年鑒》、《資料匯編》，更是方志工作中重要的資料來源，與志書形成互補。因此，地方志資料管理工作應該是修志工作中一項長期的、十分重要的基礎性工作。它既服務于修志，更要面向社會各階層，提供寶貴的地方志信息資源服務，為人類的文明、進步所利用。
二、 如何提高資料管理工作水平
資料管理要想挖掘自身的潛能，提高對方志工作的服務水平，就必須借助現代高科技手段和科學的管理方法，提供方便、快捷、準確的資料信息，逐步拉近與方志工作的距離。根據多年的實踐經驗，資料管理工作已逐漸走向正規劃、科學化、系統化進程。第一、 資料信息的收集。資料信息的收集是方志工作中資料的積累。地方志信息具有很強的專業性，收集時應把握其實用性、完整性、連續性、以及科學性原則。?第二、資料管理軟件的應用及資料整理。資料管理軟件的運行改變了舊的工作環境，它便于資料信息的網上發布、查詢、登記、以及統計等方面工作。?資料整理是資料管理工作中一個十分重要的組成部分，也是管理過程中的高級階段，它是對資料進行再利用或二次開發，從根本上改變了過去資料管理工作只注重收藏、管理，而不生產信息產品的運作模式，從而提高了服務檔次，拓寬了服務項目。資料整理工作還具有很好的市場發展前景，它可以獨立成書、也可制作成電子讀物或以網絡信息發布。
三、 加強管理人員自身素質和資料信息交流
隨著方志工作的穩步推進和信息技術的不斷提高，培養一支高素質、高效率的資料管理人員隊伍勢在必行。第一、加強內部管理。由于過去管理機制的不健全，目標、責任不明確，加之長期以來在資料管理工作中形成的松散習慣，致使資料管理水平及工作效率低下。只有加強內部管理與監督機制、制定目標責任制、實行獎懲制度，才能從根本上改變舊的面貌。第二、加強業務培訓。知識的陳舊阻礙著現代化管理的發展速度，現代管理技術對資料管理人員的要求又在不斷提高。這就要求我們不斷加強專業理論學習，組織、舉辦業務培訓，根本上提高對方志資料的挖掘和整理能力。第三、轉變觀念、提高認識。觀念的守舊制約著現代化管理的發展水平。過去，人們對資料管理工作沒有一個正確的看法，認為只是簡單地收藏和管理，工作缺乏挑戰性和創造性。隨著信息化建設的快速推進，管理技術的不斷提高，迫使我們必須轉變舊的思想觀念，樹立信心。重新認識資料管理工作的科學性、重要性及先進性，才能保證現代化管理工作的順利進行。
綜上所述，只有認識到位、管理到位，不斷研究、努力創新，才能真正提高資料的現代化管理水平。改善資料的收集、整理和利用，提高和貼近方志工作，為資料的充分利用打下堅實的基礎，創造良好的資源環境使方志工作取得豐碩的成果。
摘自《內蒙古史志》2006年第6期
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