首 頁 地方年鑒資料類型（二）
二、二次文獻
二次文獻又稱二級次文獻或線索性資料，是對一次文獻進行加工整理后的產物，即對無序的一次文獻的外部特征（如題名、作者、出處等）進行著錄，或將其內容壓縮成簡介、提要、文摘，并按照一定的學科或專業加以有序化而形成的文獻形式，如目錄、文摘雜志（包括簡介式檢索刊物）等。它們都可用作文獻檢索工具，能比較全面、系統地反映某個學科、專業或專題在一定時空范圍內的文獻線索，是積累、保存和檢索文獻資料的有效手段。
（一）二次文獻類型
二次文獻是地方綜合年鑒的重要組成部分，是提升年鑒使用價值的有力支撐，主要包括：
1．文摘
即文獻摘要，是對文章、書籍內容準確、扼要并不附加任何解釋或評論的簡略表述。文摘依其內容通常可以分為指示性文摘、報道性文摘、指示報道性文摘三種。指示性文摘是一種提要性質的文摘，主要通過概括、說明的方法揭示文獻的主題和重要內容。報道性文摘是一種摘要報告性質的文摘，主要通過壓縮、摘錄的方法展示文獻的主題及重要內容。指示報道性文摘是介于上述兩種文摘之間的一種文摘形式，它既對文獻的重要內容進行摘錄，又對其他內容做簡略介紹。文摘的共同特點是忠于原文、可讀性強、篇幅短小。
2．目錄和名錄
目錄和名錄的特點是內容簡明、信息單一、排列有序、檢索方便。目錄是將事物名目按照一定的次序編排而形成的一種文獻報道和檢索工具。其內容主要是提供相關文獻的追蹤線索，具體形式包括文獻目錄、產品目錄和事實目錄。文獻目錄有法規目錄、圖書目錄、文章目錄、專利目錄、報刊目錄、音像制品目錄、檔案目錄、文物目錄等。產品目錄常見有工業品目錄、農產品目錄、零售商品目錄、進出口商品目錄、展品目錄、科研成果目錄等。事實目錄常見的有資源目錄、供求目錄、行情目錄、災害事故目錄等。
名錄也是有序編排的一種文獻線索，廣義的目錄其實可以涵蓋名錄。地方綜合年鑒中常見的名錄有人名錄、領導機關名錄、事業單位名錄、工商企業名錄、科研機構名錄、學術團體名錄等。
3．大事記與專項年表
大事記是地方綜合年鑒中最為常見的二次文獻形式。地方綜合年鑒中的大事記可以分為年度性大事記和回溯性大事記。前者記述年度內大事要事，后者記述歷年大事要事。前者一般每年記述，后者根據需要記述。例如，當一個世紀結束時，有些地方綜合年鑒設置“百年大事”篇目，記述一個世紀以來發生的大事要事；有些地方綜合年鑒在中華人民共和國成立60周年時，編纂“60年回眸”等。專項年表是大事記的一種補充形式，類似大事記的分類編年體，但其形式更加靈活，內容不拘一格。地方綜合年鑒中專項年表的內容可以記事，也可以反映情況；可以是開列式，也可以是圖表式。紀事年表如工會活動年表、洪水災害年表，依照分類編年體的要求，按時序逐項輯錄；反映情況的年表如物價變動年表，以表格或示意圖的形式，勾畫物價波動曲線，反映物價變動情況。
4．解釋性資料
即條目、文章涉及的某些獨特資料、專門知識和新名詞、新概念的說明解釋，通常稱這類解釋性資料為“小資料”“鏈接資料”“背景資料”等，是地方綜合年鑒正文內容的重要補充。例如，世界環境日、戰略性新興產業、4G、智能手機、中國建筑工程魯班獎、全國五一勞動獎狀、全國五一勞動獎章等，這類資料多為與正文內容密切相關的知識性資料，也有一些跨年度、跨領域的背景性、指南性資料。
5．統計表和統計示意圖
統計表是用簡練的文字、數據，對事物進行歸類、概括、分析、比較的方式。地方綜合年鑒中的統計表通常分為兩類：一種是篇幅面積較大、數據內容綜合性較強，集中收錄統計資料的篇目；另一種因與條目正文密切相關，而且篇幅面積較小、表格數據內容較單一，分散插入各個篇目的相關部分，一般作為條目的附屬資料記述，或者是作為附錄部分的資料。統計表的顯著特點是具有直觀性和便覽性。統計示意圖是用少量的文字、數據、線條或幾何圖形概括說明事物發展變化的一種資料形式。統計示意圖是統計表在形式上的升華，是統計數據的另一種表現手段。統計示意圖的特點是有圖形、有數據，比統計表更具直觀性和便覽性。
6．圖片
圖片能使地方綜合年鑒內容形象化，并能對相關內容起到很好的補充作用，有利于擴大地方綜合年鑒的信息量，提高可讀性，具有珍貴的文獻史料價值。圖片在地方綜合年鑒中并非補白的工具，而是重要的資料形式。其特點和作用是形象直觀、題材廣泛、資料性與可讀性強。
7．索引
索引是快速查找文獻內容的工具。《辭海》對索引的解釋是：“將圖書、報刊、資料中的各種事物名稱（如字、詞、人名、書名、刊名、篇名、內容主題名等）分別摘錄，或加注釋，記明出處頁數，按字順或分類排列，附在一書之后或單獨編輯成冊，稱為索引。”[1]地方綜合年鑒的主題索引一般附于全書之后，并以內容分析主題索引較為常見。地方綜合年鑒的主題索引是在對全書或主體內容（概況和動態信息中各個篇目的條目、文章、圖片、表格等）進行主題分析的基礎上編制而成的，建有參見、互見系統，款目按字順或音序排列，具有重組資料、整合信息、方便讀者的作用。一些地方綜合年鑒除編輯有內容分析主題索引之外，還編輯有內容分類索引，如彩圖索引、表格索引、人名索引、廣告索引等，為讀者使用提供便利。光盤版地方綜合年鑒具有多種檢索入口，提供多種檢索方法，如樹型目錄檢索、關鍵詞檢索、任意詞檢索、圖片檢索、表格檢索、人名檢索、模糊檢索、聯想檢索等等，讀者使用更加方便。
（二）二次文獻地位和作用
二次文獻具有以下特點：一是具有高度濃縮性。二次文獻是原始文獻中的精華，直接對有關文章或書刊進行濃縮，信息量大。二是客觀準確。二次文獻準確地記述原始文獻的重要內容，不加評論和解釋，忠實于原始文獻。三是完整獨立。二次文獻是在忠實于原始文獻的基礎上，把原始文獻內容濃縮成一篇短文，具有獨立使用價值。四是二次文獻既具有報道性質，傳遞科技信息，又具有文獻檢索功能。
由于二次文獻具有簡約概括、內容直觀、易檢易讀、篇幅小而信息量大等特點，因而成為地方綜合年鑒廣泛采用、不可或缺的資料形式。
1．分量較重，地位重要
在已經出版的地方綜合年鑒中，據不完全統計，二次文獻所占篇幅一般不少于30%，其中有的所占比重達到50%以上。特別是讀圖時代和大數據時代對地方綜合年鑒的影響越來越明顯。很多地方綜合年鑒越來越重視圖片和表格的運用，印刷技術的發展也為圖片和表格的大量使用提供有利條件。
2．信息密集，內容豐富
二次文獻由于經過編輯加工，信息量更為密集，內容更為豐富，在同樣的篇幅里能容納更多的有效信息。地方綜合年鑒中采用二次文獻，既能充實內容，在有限的篇幅里提高信息含量，也可以通過二次文獻提供的線索，使地方綜合年鑒內容得到延伸。
3．積累資料，突出特色
二次文獻具有篇幅小而信息含量大的特點，是地方綜合年鑒積累資料的有效途徑。同時，有計劃、有重點地選收一些有地方特色的二次文獻，通過逐年積累，經過若干年后，必能彰顯地方綜合年鑒的地方特色。
4．調節版式，美化版面
現代出版物大多十分注重版式的美學設計。盡管地方綜合年鑒的版式設計以簡樸、莊重、嚴謹和高密度、大容量為原則，但圖文并茂和版式設計的現代化、風格化仍是年鑒編纂者的理想和追求。運用圖片、表格來美化和活躍版面，實現圖文并茂的效果，是年鑒編纂中不可忽視的編輯手段，是編纂出版高品質地方綜合年鑒的重要環節。
5．提供線索，方便檢索
許多二次文獻本身就是檢索工具，如目錄和索引；有的是為方便讀者檢索而設計的統計表、統計示意圖、大事記、專項年表、各項名錄等，這些資料形式均具有化繁為簡、方便檢索的功能；有的二次文獻只要稍做技術處理，就能為讀者檢索帶來極大地方便。
（三）二次文獻輯錄原則和方法
二次文獻在地方綜合年鑒中占有舉足輕重的地位。在輯錄二次文獻時要全盤考慮，將其納入全書框架進行總體設計。
1．合理安排相關資料
要將二次文獻作為提高年鑒服務現實功能、提高年鑒品質的重要環節來設計安排。既要統籌安排二次文獻和其他文獻的結構、比例，又要統籌安排二次文獻多種資料形式的比例關系，使全書一、二、三次文獻得到最優化的配置。合理配置各種文獻的比例，既不能讓一次文獻淹沒二次文獻、三次文獻，也不能讓二次文獻淹沒一次文獻、三次文獻。
2．緊扣內容主題
二次文獻的選題選材要充分體現地方綜合年鑒的年度性、資料性和資料的連續可比性，選擇和記述內容密切相關的表格、圖片、解釋性資料。數據表格資料要保持連續可比的特性。圖片資料、解釋性資料也要和內容緊密結合，成為正文內容的有力補充。
3．增加信息含量
二次文獻作為地方綜合年鑒的附屬參考資料，其選題選材的時空范圍比條目釋文更加寬泛。從縱的方而看，二次文獻可以采用歷時性、背景性資料做縱向對比，或說明原因、交代背景；從橫的方面看，二次文獻可以運用外地的信息資料做橫向對比、分析，說明本地的發展狀況水平，為讀者提供更多的相關信息，延伸地方綜合年鑒內容。
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